Fichier FEC (écritures comptables) : définition et utilisation

Le Fichier des Ecritures comptables (FEC) est un fichier électronique que certaines entreprises sont tenues de remettre à l’administration à l’occasion des contrôles. Pour être conforme à ce qu’attend l’administration fiscale, il se doit de respecter certaines règles. Hormis le fait que ce fichier doit comporter des champs d’informations obligatoires, la saisie comptable doit être bien renseignée, selon des directives bien précisées par la loi. Dans cet article, nous vous expliquons comment mettre en place le fichier FEC, les informations qu’il doit comporter ainsi que les sanctions en cas de défaut de sa présentation.

  1. Objectifs et personnes concernées par le FEC
  2. Contenu du fichier des écritures comptables (FEC)
  3. Présentation du FEC et sanctions

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Objectifs et personnes concernées par le fichier FEC

Depuis le 1er janvier 2014, tout contribuable tenant sa comptabilité à l’aide d’un système informatisé a l’obligation de remettre à l’administration fiscale sous forme de fichiers dématérialisés une copie de son fichier des écritures comptables. C’est en effet une obligation consacrée par l’article L47-A du livre des procédures fiscales.

Cela signifie donc que les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés (IS) ou l’impôt sur le revenu (IR) au titre des Bénéfices Industriels et commerciaux (BIC), Bénéfices Non Commerciaux (BNC) et Bénéfices Agricoles (BA), sont concernées par cette obligation. Les seules personnes qui sortent du cadre de cette obligation sont celles qui tiennent leur comptabilité manuellement (auto-entrepreneurs par exemple). Le FEC est en effet automatiquement généré par les logiciels de comptabilité. Donc, quel que soit le logiciel qu’utilise une entreprise, elle doit pouvoir disposer de son FEC. Dans le cas où l’entreprise sous-traite sa comptabilité avec un expert-comptable, celui-ci doit être en mesure de lui fournir un FEC en cas de besoin.

Attention à ce sujet aux changements de loi sur l’obligation ou pas d’avoir un logiciel comptable !

Notons que les contribuables qui relèvent du micro-BIC et du micro-BNC peuvent également, dans certaines conditions, être dans l’obligation de remettre leur fichier des écritures comptables au contrôleur. Le fichier ne compterait dans ce cas, qu’une récapitulation mensuelle des écritures comptables de recettes.

Contenu du fichier des écritures comptables

Le contenu du FEC est prévu par l’article A-47 A-1 du livre des procédures fiscales. D’après ledit article « ce fichier est constitué des écritures après opérations d’inventaire, hors écritures de centralisation et hors écritures de solde des comptes de charges et de produits. Il comprend les écritures de reprise des soldes de l’exercice antérieur et contient, pour chaque écriture, l’ensemble des données comptables figurant dans le système informatisé comptable de l’entreprise ».

Les 18 premières informations que doit comporter un fichier FEC :

  1. Code journal de l’écriture comptable
  2. Libellé journal de l’écriture comptable
  3. Numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable
  4. Date de comptabilisation de l’écriture comptable
  5. Numéro de compte
  6. Libellé de compte
  7. Numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
  8. Libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
  9. Référence de la pièce justificative
  10. Date de la pièce justificative
  11. Libellé de l’écriture comptable (identification littérale du motif de l’écriture comptable)
  12. Montant au débit
  13. Montant au crédit
  14. Lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé)
  15. Date de lettrage (à blanc si non utilisé)
  16. Date de validation de l’écriture comptable
  17. Montant en devise (à blanc si non utilisé)
  18. Identifiant de la devise (à blanc si non utilisé)

Présentation du fichier FEC et sanction en cas de défaut de présentation

Le FEC est transmis au vérificateur de comptabilité lors de sa première intervention. Son format est du type « .txt » et son nom est écrit suivant le format XXXXXXXXXFECAAAAMMJ : Numéro de Siren de l’entreprise + FEC + la date de clôture de l’exercice.

Par exemple le FEC nommé 524879541FEC20161231 est celui de l’entreprise dont le numéro Siren est le 524 879 541, pour l’exercice qui est clos le 31 décembre 2016. La loi précise qu’une description doit obligatoirement accompagner le fichier. Cette description doit préciser

  • pour chaque zone, le nom, la nature et la signification ;
  • la signification des codes qui ont été utilisés comme valeurs de zone ;
  • toute information technique nécessaire au traitement des fichiers, et notamment le jeu de caractères utilisé, le type de structure, la longueur des enregistrements, les caractères séparateur de zone et séparateur d’enregistrement.

En ce qui concerne le support de transmission, la loi prévoit que « les copies de fichiers sont remises sur des disques optiques de type CD ou DVD non réinscriptibles, clôturés de telle sorte qu’ils ne puissent plus recevoir de données et utilisant le système de fichiers UDF et/ou ISO 9660 ».

Toutefois, il est précisé que d’autres supports peuvent être utilisés si le vérificateur donne son accord. Par conséquent, vous pouvez transmettre votre fichier en vous servant d’une clé USB, d’un disque dur externe, des sites de partage en ligne (dropbox, drive…), etc. Lorsque l’administration fiscale finit son contrôle, le FEC est détruit. En matière de sanction, le défaut de présentation du FEC au vérificateur fiscal ainsi que la présentation d’un fichier non conforme est sanctionné par une amende de 5 000 euros. Dans le cas où le fichier ferait l’objet d’une rectification, une majoration de 10 % des droits à payer est mise à la charge du contribuable.

En résumé, notons que la présentation du Fichier des Ecritures comptables (FEC) est une obligation à la charge des entreprises utilisant des systèmes informatisés pour la tenue de leur comptabilité. C’est un fichier qui peut être créé de façon automatique par les logiciels de comptabilité. Il doit respecter des conditions de fond et de forme bien précises et être transmis au premier contrôle du vérificateur fiscal. Lorsque cette transmission n’est pas effectuée ou lorsque le fichier comporte des erreurs, une amende de 5 000 euros est mise à la charge du contribuable, avec une majoration de 10 % dans certains cas. Pour éviter ces sanctions, il faut donc toujours être en mesure de fournir ce fichier à jour.

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